In een andere post heb ik verteld hoe je meer rust en balans kan krijgen door gebruik van een persoonlijk dashboard (hier staat een recent voorbeeld van een elektronische variant van een PD). Dat kan ook als je in een team opereert. Met collega’s of juist je klanten of leveranciers. Het liefst de hele keten. De voordelen gaan dan verder. Vooral voor je organisatie. Het Nieuwe Werken is veel oude wijn in nieuwe zakken. Een van de echt nieuwe elementen is wat mij betreft hoe we sneller samen kunnen schakelen.

Het sneller samen schakelen begint juist niet bij instrumenten, maar bij connecties maken. Het begint bij de motivatie om eerst de ander te willen begrijpen voor je zelf begrepen wilt worden. Ook met de mensen buiten je team. Dat doe je nog steeds het beste als het eerste contact fysiek is. Dat ont-moeten kan steeds makkelijker door nieuwe werkplekken op makkelijk bereikbare plaatsen zoals Seats to Meet, Swunghouse maar ook speciaal ingerichte plekken voor vergaderen en brainstormen zoals bijvoorbeeld het Hypershifterslab. De meeste mensen hebben een basale behoefte aan contact maken, verbinden, begrepen en gewaardeerd worden. Dat lukt het beste als je elkaar kan aankijken, een hand geven en van alle indrukken een geheel kunt maken.  Waarom communiceren we dan toch zo dicht langs elkaar heen? Zelfs als we met elkaar in één ruimte zijn? Ook al is die nieuwe ruimte nog zo ‘HNW’?

Ieder zijn eigen bril

We lijken wel geconditioneerd door onze opleiding, opvoeding, emotionele ervaringen, maar ook door onze oerdriften. Wie gebruikt nog echt de pauze tussen actie en reactie? Daar ligt de vrijheid en de ruimte om de ander echt te begrijpen en goede keuzes te maken. Dus in die pauze even contact maken met onze principes, waarden en normen. Als we een vergadering, brainstorm of wat voor bijeenkomst ook binnen stappen, kijken we ieder vanuit onze eigen bril naar de werkelijkheid. Hoe kunnen we die werkelijkheden op elkaar afstemmen zodat we samen verder komen? Door ze te visualiseren! We zijn immers beelddenkers. Interactief met elkaar visualiseren en zien wat de ander bedoeld en samen te kunnen toetsen of wat we zien ook is wat we bedoelen. Pas daarna elkaars ideeën oppakken, verbinden en verder brengen.

Wat levert dat op?

Enig idee wat dat kan opleveren voor de organisatie? Veel. De laatste business case die ik heb mogen inzien gaf een besparing te zien van ruim 340.000 euro op jaarbasis op een afdeling van 60 mensen met een voorinvestering van 31.000 euro. En dan alleen op basis van meetbare voordelen zoals kortere meetings (on- en off line), dat acties minder lang uitstaan, projecten sneller worden opgestart, minder hoeft worden gezocht naar informatie en kennis sneller beschikbaar is om toe te passen.

Fig. 1 Voorbeeld Programmadashboard

Samen een vertrekpunt en einddoel visualiseren

We zijn niet geneigd foto’s te kopen waar we zelf niet op staan. Als we dus op het beamerscherm bijvoorbeeld een mindmap (een ‘foto’ van ons gesprek) ‘live’ zien groeien met onze eigen opmerkingen, vragen en ideeën in steekwoorden, voelen we onze gehoord. Bovendien kunnen we makkelijker ‘op elkaars schouders gaan staan’, het geheel blijven overzien terwijl we toch de details in kunnen ‘zoomen’. Dan ontstaat er draagvlak en een goede basis om na de bijeenkomst beter te communiceren, sneller beslissingen te nemen, makkelijker kennis uit te wisselen en dus de acties en projecten die daaruit voortkomen te versnellen. Live mindmappen is hiervoor een uitstekend middel.’

Fig.2. Een niveau dieper: project1

Project- en programma dashboards

Die projecten en acties krijgen dan een gezamenlijk draagvlak, maar het blijft nodig ze te kunnen blijven ‘zien’. Ook als je een van de stakeholders bent die geen gebruik kan maken van de IT-infrastructuur binnen de muren. Dan wordt ook het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken van belang. Dus na de eerste brainstorm, vergadering of project start-up juist niet elke keer met elkaar in een ruimte gaan zitten. Cloudtools die dat ondersteunen zullen een stormachtige groei doormaken. Dat zien we nu al met tools die ‘doorhebben’ dat je het proces van elkaar begrijpen centraal moet stellen en optimaal moet faciliteren. Dit kan bijvoorbeeld ook heel goed met professionele ‘on-line mindmapping tools’ omdat je dan samen de onderliggende detailniveaus kan maken, acties hieraan kan verbinden met draagvlak en weer publiceren voor alle teamleden en stakeholders. Hier staat een filmpje wat meer in detail ingaat op hoe je mindmappen professioneler kan inzetten zoals bijvoorbeeld in project-, programma en kennismanagement. Wil je meer voorbeelden of een template? Connect dan even via linked-in of twitter. Suc6!

Dit is deel twee in de zoektocht hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel één heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmappen daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken zou moeten zijn. In dit en het volgende deel ga ik een aantal toepassingsgebieden af om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. In het volgende deel zal ik een uitspraak doen of mindmappen een pijler van HNW zou moeten zijn.

Verbetert Mindmappen je presentatievaardigheden?

Een belangrijk onderdeel van het werk van de kenniswerker is kennis te delen. Dit gebeurt onder andere door het geven van presentaties. Uit een onderzoek van Mento et al (1999) over de applicaties van mindmapping in hogere managementopleidingen werd duidelijk dat een aantal deelnemers van het onderzoek overtuigende presentaties gaf met behulp van slechts een overheadprojectorsheet van hun mindmap. Ze konden het gepresenteerde materiaal effectief hanteren, omdat de informatie was genoteerd en opgeslagen op een geïntegreerde holistische manier in plaats van op lineaire wijze. Deelnemers konden de kennis beter internaliseren omdat het hun eigen (visuele) weergave was.

Zelf heb ik zowel ervaring met het presenteren vanuit één enkele statische mindmap, zoals hierboven omschreven, als met het opbouwen in stappen van een presentatie aan de hand van een elektronische mindmap. In de eerste aanpak merk ik dat het makkelijk is om een lange ingewikkelde presentatie te onthouden als ik de mindmap vooraf zelf heb gemaakt. Zo kreeg ik vorige week een blue screen of death midden in mijn keynote speech voor een volle zaal. Dit was voor eerst dat ik letterlijk zonder visuele ondersteuning kwam te staan. Gelukkig kon ik verhaal continueren ‘uit het blote hoofd’ en bleek ik nadat mijn laptop opnieuw was opgestart precies op de verhaallijn te zitten.

In de praktijk merk ik dan ook dat de tweede aanpak voor mij het best werkt: samen met het publiek de mindmap per tak afgaan. Ook als je dit met modernere presentatiemethoden vergelijkt, zoals ik vorige week deed met mijn Crowdsourcing Pecha Kucha-presentatie of dit Prezi-voorbeeld. Als je een elektronische mindmap eerst in zijn geheel toont om daarna je publiek per tak van de mindmap stap voor stap door de informatie heen kunt loodsen, krijg je meer vragen, enthousiaste reacties en kun je makkelijker een verslag nasturen met de vragen van je publiek daarin opgenomen.

Zeker als je weer bij het gehele plaatje en je eindconclusie eindigt. Een beter resultaat bereik je, in mijn ervaring, als je anderen de mogelijkheid biedt om de elektronische mindmap aan te vullen. Dan wordt het vormen van nieuwe kennis een groepsproces. Dat kan ook online. Zie bijvoorbeeld dit boekuittreksel van Daniel Pink (A Whole New Mind) met dialoogsysteem.

Bevordert Mindmappen de groepssamenwerking?

Mindmappen is een goede techniek om samen met anderen plannen te ontwikkelen, kennis over te dragen en projecten te implementeren. Mijn ervaring in projecten is dat het samen mindmappen je in staat stelt op een dynamische en creatieve wijze gebruik te maken van de inbreng van alle leden. Alle ideeën en uitspraken kunnen worden opgeslagen op de juiste plek in de mindmap en kunnen op één tijdstip openlijk besproken worden – ook online door gebruik te maken van mindmapping tools in de cloud. Doordat iedereen ‘gehoord’ en ‘gezien’ wordt, ontstaat draagvlak. De mindmap representeert op een hiërarchische gestructureerde ‘uitwaaierende’ wijze de gedachtestappen die tijdens projectbesprekingen en groepsbrainstorms aan de orde zijn gekomen. Dit kan ook in een langduriger proces met meerdere mindmapping-bijeenkomsten.

Onderzoek van Zampetakis et al (2007) gaf aan dat studenten de voorkeur gaven aan in teams werken met mindmaps. De mindmaps maakten mogelijk dat zij een synergistische interactie konden ontwikkelen, collectieve kennis konden verzamelen en konden werken met een group minded attitude, ofwel: handelend vanuit een ‘gezamenlijk mentaal model’. De stroming van communicatie tussen de leden van de groep heeft volgens Zampetakis et al bijgedragen aan het creatieve proces.

Stimuleert Mindmapping je creativiteit?

Het maken van mindmaps stimuleert volgens mijn cursisten de creativiteit en het genereren van nieuwe ideeën niet alleen tijdens het eigen denkproces, maar ook in brainstormsessies met grotere groepen. De ruimtelijke presentatie helpt een beter overzicht te verkrijgen en maakt het leggen van nieuwe verbindingen gemakkelijker en zichtbaarder. Je kunt op één enkel A4tje een groot aantal ideeën, gedachten, en verbindingen in de mindmap maken.

Toen mindmapping werd ingezet tijdens een brainstorm om de belangrijkste curriculumgerelateerde kwesties van een opleiding te identificeren, werd tijdens het bestuderen van de uitkomsten duidelijk dat zowel de kwantiteit als kwaliteit van de gegenereerde onderwerpen was verbeterd. Deelnemers rapporteerden achteraf dat de brainstorm ertoe had geleid dat ze alle zorgpunten als geheel maar ook als losstaand in verband met elkaar hadden kunnen zien in een sfeer die ze hadden ervaren als open, participatief en uitnodigend. Het gebruik van mindmapping-software had de deelnemers ook de gelegenheid geboden te reflecteren, veranderingen voor te stellen en op associaties te komen (Paykoc et al, 2004).

Kapstok

Al deze onderzoeken onderbouwen de persoonlijke ervaring dat mindmappen een positieve bijdrage levert aan activiteiten als samenwerken, schrijven, brainstormen, presenteren, organiseren en het vergroten van de creativiteit.

Lees ook Mindmapping, een van de peilers van Het Nieuwe Werken (deel 1)

LiveMindMapping voor 'Idea's worth sharing'

Twee jaar geleden alweer had ik Jim Stolze van TEDxAmsterdam gebeld of het niet aardig was om de talks live op het internet te zetten terwijl ze werden gepresenteerd. Een ‘idea worth doing’ volgens Jim dus vorig jaar was ik er voor de 2e keer bij samen met andere livemindmappers van World of Minds, Hypershifters en aHa!Coaching. Alle TED Talks konden niet alleen via een live video stream worden gevolgd maar tijdens de talk konden de bezoekers van een speciale website de hoofd en bijzaken direct in onderling verband zien rond het centrale thema van de spreker.

GroupLifehacking voor ‘Idea’s worth sharing’

Vooral voor de dove TEDx fans en ook na het livemindmappen van de troonrede bleek dat dit zeer gewaardeerd werd. Bij TEDxRotterdam gingen we zelfs nog een stapje verder: naast een online live stream is na afloop een mindmapwebsite beschikbaar gesteld waarin op een visuele wijze in een extra laag (linker plaatje) de verbanden tussen de talks zichtbaar werden gemaakt. Zie: www.somethinkcompletelydifferent.com. Hier staan de live mindmaps van de talks van TEDxAmsterdam van vorig jaar:  Bekijk de mindmaps. Wat we nu steeds vaker doen, is deze techniek in organisaties gebruiken om veranderprocessen te versnellen. Door het LiveMindmappen krijg je iedereen snel ‘on the same page’ en onstaat er draagvlak. Een soort GroupLifehacking dus.

LiveMindMapping stream & simulcast in het Hypershifterslab

LiveMindMapping in het Lab

Om het nog leuker maken voor de TEDx fans organiseerden we een bijeenkomst  in het Hypershifterslab. We waren daardoor een van de officiële simulcastlocaties van TEDxAmsterdam. Het Hypershifterslab is een ideale en inspirerende vergaderruimte om te vergaderen, brainstormen, een training of workshop te volgen en is ingericht voor Het Nieuwe Werken.

Dit thema hadden we dan ook verbonden met de TEDx gedachte en de deelnemers konden mee livemindmappen, het HNW kwartetspel spelen onder begeleiding van Swier Miedema, plaats en tijdonafhankelijk werken en meer.

Interview met de 'LiveMindMapper journalist'

Gelukkig kon ik als vooruitgeschoven livemindmapper / journalist (zie het nu.nl filmpje) vanuit het persbalkon in de zaal mappen want de live video feed naar ons lab viel regelmatig uit. Samen konden we de LiveMindmap feed in de lucht houden. We zijn daarna door alle mindmaps geakkerd om te kijken of we thema’s konden vinden die we in een nieuwe meta-mindmap met elkaar kunnen verbinden. Hier staat het voorlopige resultaat: Ben benieuwd naar je reactie!  PS Wil je dit zelf binnen je organisatie gaan doen, laat dat dan even weten via Twitter of Linked-in, dan stuur ik je wat tips!

Talloze blogs schrijven inmiddels over mindmapping en steeds meer bijeenkomsten worden ondersteund met LiveMindMapping. Wat is er aan de hand? Is dit de volgende hype? Of zijn er wel degelijk aantoonbaar praktische voordelen te behalen met mindmapping? ‘Het Nieuwe Werken’ wordt vaak genoemd in relatie tot meer doen in minder tijd. Maar waarom zouden we mindmapping hierbij moeten inzetten?

Laat ik beginnen met wat eigenlijk een mindmap is. De officiële definitie volgens Tony Buzan, de ‘inventor’ van het mindmappen die vanaf 1970 door zijn boeken en optredens miljoenen mensen aan het mindmappen heeft gekregen, luidt: ‘Een mindmap is een visueel diagram dat gebruikt wordt om informatie vast te leggen en te organiseren op een manier die past bij hoe onze hersenen van nature werken’. Gedachten, ideeën of feiten zijn rond een centraal thema zodanig opgeschreven dat je eenvoudig de hiërarchie, volgorde, verbanden en rode draad kunt volgen. Dit in tegenstelling tot een lineaire manier (bijvoorbeeld een tekstdocument) van informatie vastleggen.

Is beelddenken beter?
Cursisten die mindmapping hebben geleerd, beweren dat mindmaps helpen bij het verwerken en terughalen van informatie in beelden. Mensen lijken makkelijker beelden te kunnen verwerken dan lineaire input. Een bekend gezegde is dat een plaatje meer zegt dan 1000 woorden. Ook de feedback die ik krijg na trainingen en in veranderprojecten die we faciliteren met visueel denken, is overwegend positief. Maar weinig mensen vinden het niks. Het overgrote deel van de mensen beweert sneller overzicht en inzicht te verkrijgen, gemakkelijker problemen te kunnen oplossen, creatiever te worden en beter te kunnen leren.

Dit zijn echter vooral persoonlijke ervaringen en ik zie op de blogs en presentaties tijdens evenementen weinig tot geen onderbouwing. Ik ben daarom op zoek gegaan naar onderzoeken die ingaan op de bijdrage die mindmapping kan leveren bij individueel en groepswerk.

Het Nieuwe Werken integraal oppakken
Juist nu er zoveel gesproken wordt over HNW merk ik dat de insteek vaak instrumenteel en eenzijdig is. Wat is nu echt nieuw? Veel marktpartijen zijn er mee bezig, ieder vanuit zijn eigen invalshoek. Er zijn maar een paar auteurs die benadrukken dat HNW integraal moet worden opgepakt. Is dat dan het nieuwe? Zou mindmapping een onderdeel van die integrale aanpak moeten zijn?

Ik ben vanuit aHa!Coaching als trainer en adviseur aangesloten bij een netwerkorganisatie genaamd ‘World of Minds’ en hier zijn adviseurs samen met trainers, projectmanagers, klanten, partners en leveranciers bezig geweest om een voorlopige werkdefinitie van HNW op te schrijven: ‘meer doen in minder tijd met meer plezier en beter resultaat’ (de essentie volgens deze insteek is dus niet het mooie kantoor en/of een iPad voor alle managers).

Om dit te realiseren is het creëren van overzicht & inzicht, rust en het bevorderen van creativiteit essentieel, zo wordt gesteld. Ook geven de betrokkenen aan dat visualisatie en interactie dé methode is om dit te doen en dat mindmapping als techniek hierbij een centrale rol speelt.

Verder dan handmatig mindmappen
Mindmapping wordt dan niet alleen meer als persoonlijke notitiemethode gebruikt maar juist in de elektronische variant als middel om via een dialoog, interactief een gezamenlijk beeld (ook wel ‘mentaal model’ genoemd) op te bouwen. Er wordt beweerd dat zo meer draagvlak ontstaat voor de uitvoering. “Hierdoor nemen we sneller besluiten, communiceren we beter, verspreiden en verdelen we kennis in de organisatie en leren we bovendien gemakkelijker van elkaar”. Zodoende wordt de organisatie als geheel slagvaardiger, stellen de opstellers van de voorlopige werkdefinitie. Zij noemen dit ‘De Nieuwe Organisatie’ of de ‘Hypershifter organisatie’. Een eerste opzet hiervan is beschreven in het management boek “’t is Groen en Groener wordt het niet” van Leen Zevenbergen. Hier treft je een mindmap uittreksel aan.

Mindmapping als pijler Het Nieuwe Werken
In een serie van drie blogposts zal ik op zoek gaan naar de onderbouwing om die vervolgens tegen mijn eigen ervaring ‘aan te houden’. Zo hoop ik een bijdrage te kunnen leveren aan een verdieping in de discussie over Het Nieuwe Werken. Hiervoor wil ik ingaan op het soort werk waar mindmapping mogelijk een bijdrage kan leveren. De kapstok die ik hiervoor kies is de definitie die Peter Drucker in 1959 presenteerde van de ‘kenniswerker’ (‘knowledge worker’): ‘Een kenniswerker is iemand die werkt met informatie, kennis hieruit ontwikkelt en gebruikt op de werkplek.’

Werken met informatie en hieruit kennis ontwikkelen en weer gebruiken bestaat niet alleen uit individuele werkzaamheden maar is ook een ‘groepsproces’. Zie de mindmap bovenaan deze post. Mijn stelling is dat als we kunnen aantonen dat mindmapping een positieve bijdrage levert aan zowel de individuele werkzaamheden alsook het groepsproces we kunnen concluderen dat het helpt om je werk met meer plezier en beter resultaat te doen. In dat geval zou mindmapping een van de pijlers van Het Nieuwe Werken moeten zijn.

Lees ook Mindmapping, een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken? (Deel 2)

We kennen allemaal wel een voorbeeld van een of andere prachtige uitvinding van Philips die in ieder geval niet voor Philips tot een succes heeft geleid (Betamax). Philips heeft veel geleerd van het verleden! Dankzij slimme patenten uit 2007 gaat Philips de markt voor de volgende generatie smart phones domineren. Over 4-5 jaar verwacht het Amerikaanse Queen’s University Human Media Lab dat iedereen zijn leven gaat organiseren vanuit ‘de mouw computer’! There comes the monkey out of the sleeve!!

In juni 2007 werd er in de New Scientist melding gemaakt van een patent aangevraagd door Philips voor flexible schermen op basis van olie en water. “…Deze nieuwe techniek van LG Philips maakt, in plaats van oled’s, gebruik van kleine plastic cellen voor het weergeven van elke pixel. In de cellen zit een mengsel van olie en water, waarbij elke pixel is verbonden aan een plastic elektrode. De ondoorzichtige olie drijft op het water en bedekt een gekleurd onderliggend oppervlak. Een elektrische lading op de cellen ‘duwt’ de olie weg, waardoor de pixel van kleur verandert. Onduidelijk is welke verversingstijd dergelijke oprolbare displays hebben, waardoor het onzeker is of ze geschikt zijn voor het weergeven van bewegende beelden. De refresh rate van de huidige oled-schermen ligt zo laag, dat het elektronisch papier alleen statische beelden goed kan weergeven. Ook over het stroomverbruik van de ‘olie-water-oplossing’ is nog niets bekend…”

Vier jaar geleden was het dus nog onduidelijk of hier commerciële toepassingen voor mogelijk waren. Gisteren presenteerde Thin Film Coating Systems een protoype van een flexibele smart phone die in je mouw kan worden gedragen. ”Dit is de toekomst. Alles gaat de ‘look and feel’ krijgen van dit prototype zegt de ontwikkelaar Roel Vertegaal, directeur van Queen’s University Human Media Lab.”Deze computer ziet eruit, voelt en werkt als een klein velletje interactief papier. Je bediend de telefoon door hem om te buigen, bladzijden draai je om door het hoekje om te buigen en je schrijft erop met een pen”.

Dr Vertegaal zal zijn ‘paper computer’ onthullen op 10 mei om 2 uur op de CHI 2011 (Computer Human Interaction) conferentie inVancouver. Nu nog de onderhuids ingebrachte ‘Lifehacking computer’!

Meer dan 4 rollen? Help!

In een andere blog heb ik de twee ‘vergeten’ elementen van Het Nieuwe Werken (HNW) besproken: bewustwording en wederzijds begrip. Deze blog gaat over de twee belangrijke succesfactoren voor HNW: focus en discipline. Zonder deze twee factoren werkt tijdmanagement niet in HNW. Waarom?

Tijd laat zich namelijk niet managen omdat tijd voor iedereen gelijk is. Een seconde, minuut of uur voor mij is net zo lang als voor jou. Tijdbeléving kan echter wél verschillen (bijvoorbeeld bij pijn of vreugde). Tijdgebruik ook. De een ‘haalt’ meer uit de tijd dan de ander. In het Westen visualiseren we tijd vaak als een lijn met een begin en een eind. Als voorraadbegrip dus: ‘Sorry, ik heb nu even geen tijd voor jou.’ In oosterse culturen wordt de tijd vaak als een cirkel gezien. Tijd is er immers altijd. Ik spreek dan ook liever van tijdsbenutting dan tijdmanagement. De vraag is dus: hoe gebruik je de tijd? Hier kun je dat oefenen.

De tijd krijgen

Is dit niet herkenbaar: Je komt op je werk en opent je inbox en dan is het ineens alweer vijf uur. ‘De tijd lijkt wel voor-bij-ge-vlógen’, denk je dan weer. Wel lekker veel mail weggewerkt, maar weer ‘geen tijd gehad’ om aan je doelen op de langere termijn te werken.

Tijd gehad? Van wie dan? Jijzelf toch? Ben je dus wel voldoende gefocust op wat je echt graag zou willen bereiken (ook privé)? De meeste doelen haal je immers niet binnen één dag en moet je opbreken in stapjes of stukken. Sta je eigenlijk wel regelmatig stil bij je gekozen rollen, zoals ouder, sporter en projectleider zijn, en de doelen die daarbij horen? Kun je de discipline opbrengen om daar ook ‘naar te leven’? Of ben je verslaafd aan urgentie? Check het hier.

Als je die discipline wel kunt opbrengen, zal je opbrengst ook groter zijn. Zo niet, dan zul je je op een dag afvragen ‘wat heb ik nu eigenlijk bereikt de laatste jaren?’.

Rollen

Eén van de redenen waarom het zo lastig is om iedere dag weer de discipline op te brengen en je bewust te blijven richten op al je doelen, is omdat we meer rollen moeten vervullen dan we vaak denken. Ons leven is vaak complex. De uitdaging zit hem daarom in goede keuzen maken, het overzicht houden en vervolgens gedisciplineerd de juiste dingen doen. In plaats van veel dingen juist te doen. Schrijf voor de grap maar eens al je rollen op en de bijbehorende doelen. Meer dan je dacht? Kun je hier ook waarden aan koppelen? Ik blijf het lastig vinden! Volgende keer zal ik een methode beschrijven die je, hoop ik, helpt om al die doelen te balanceren en te behalen met een gevoel van rust.

Problemen met vergaderingen

Overal worden korte lijstjes met tips gegeven en dat helpt. Maar hoe ga je nu precies anders vergaderen en wat is de aanleiding van al die frustraties. Eén van mijn werkzaamheden is het voorzitten van ‘lastige vergaderingen’, ‘complexe project start-ups’, ‘politieke bijeenkomsten’, ‘crises vergaderingen’ en  brainstorms en daarvan heb ik geleerd dat de traditionele methoden van vergaderen te kort schieten.

De klachten die ik veel gehoord heb en hoor, is dat ze saai zijn, te lang duren, de notulen vaak te laat komen (en dus) onvoldoende structuur hebben, weinig deelnemers zich goed voorbereid hebben, onderwerpen uit vorige vergaderingen vaak opnieuw aan bod komen, mensen ontwijkend gedrag vertonen als het op acties en taken aankomt (“ja maar zo hadden we dat niet afgesproken”, ”Sorry, niks gedaan, ik kreeg de notulen te laat”, etc.).

De oplossing bestaat dan ook uit, in mijn ervaring, enerzijds een nieuwe methode van vergaderen en anderzijds een betere voorbereiding, het slimmer vergaderen zelf en de ‘nabewerking’. Dit zou je ‘Het Nieuwe Vergaderen’ of ‘Slimmer Vergaderen’ kunnen noemen.

De methode

Wanneer een goede structuur ontbreekt, vragen vergaderingen veel focus en discipline van deelnemers. Daar ligt één van de oorzaken van veel vergaderproblemen. Deelnemers moeten goed geconcentreerd blijven om bij het onderwerp te blijven waarover gesproken wordt. Het lastige is dat ons brein werkt op een ‘snelheid’ van zo’n 1400 woorden per minuut. Een enorm verschil met wat bij ons het brein binnenkomt via de oren of ogen (lezen). Dit is gemiddeld slechts zo’n 200 woorden per minuut. Ons brein gaat zich dus al snel vervelen en moet bij de les gehouden worden.

Tegelijkertijd moet door deelnemers nagedacht worden over wat het voor hen betekent om daar gelijk acties aan te kunnen verbinden. Bovendien moet behoorlijk wat moeite gedaan worden om elkaar echt te begrijpen. In veel discussies wordt akelig dicht langs elkaar heen gecommuniceerd en dus weinig wederzijds begrip gerealiseerd. Een bron van irritatie en de oorzaak van veel verkeerd opgeschreven taken en besluiten.

De methode om hiermee (en andere zaken) af te rekenen is om direct op het ‘beamerscherm’ te visualiseren met behulp van een mindmap, welk punt behandeld wordt, wat daarover gezegd wordt en hoe dat in verhouding staat met (het totaal aan) andere onderwerpen.

Door te visualiseren in steekwoorden aan de hand van de mindmap structuur met hoofdzaken dichtbij het centrum van de mindmap en bijzaken verder weg, kunnen de deelnemers niet alleen makkelijker alles volgen maar ook direct controleren of het wel goed opgeschreven wordt. Onze hersenen vinden het prettig om informatie zowel lineair (tekst) als plaatje (context) aangereikt te krijgen. Onze linker hersenhelft is vooral goed in de analyse en rechts juist in het compleet maken van het plaatje.

De voorbereiding

De mindmap kan dan ook een belangrijke rol spelen in de voorbereiding door voor elk type vergadering een sjabloon (template) te ontwerpen dat tekst en beeld samenbrengt. In het plaatje hieronder zie je een algemeen toepasbaar sjabloon dat ik zal gebruiken om de aanpak stap voor stap te bespreken.

Algemeen toepasbare vergadersjabloon voor ‘mindmap vergaderingen’

Als je meer energie wilt overhouden aan het einde van de vergadering dan ervoor is het verstandig om een aantal spelregels met elkaar af te spreken:

Tijdens de vergadering

In een ‘mindmap vergadering’ is het belangrijk dat er een voorzitter en ‘livemindmapper’ aangewezen worden. Samen faciliteren zij de vergadering door het sjabloon duidelijk op het ‘beamerscherm’ te visualiseren en dit te gebruiken als leidraad en invuloefening voor de vergadering. Naarmate de vergadering vordert, wordt het sjabloon verder ingevuld. Ook nu gelden een aantal belangrijke spelregels:

De voorzitter let erop dat de livemindmapper per proces en project goed vastlegt wat de doelen, hindernissen, acties en gewenste resultaten zijn. Zie hieronder.

Voortgang van het proces met in de ‘notes’ van de ‘mindmaptak’ de details van de voortgang.

Voortgang van het project met in de ‘notes’ van de ‘mindmaptak’ de details van de voortgang.

Nabewerking van de vergadering

Alle notities die ‘achter’ een tak in de mindmap (in de ‘notes’) zijn vastgelegd, kunnen met een druk op de knop geëxporteerd worden naar Microsoft Word met behoud van de vergaderstructuur en zo kunnen ook de taken, besluiten en ideeën naar Microsoft Excel geëxporteerd worden. Met een filterfunctie kun je vooraf bepalen welke informatie je naar Excel wilt sturen. Bijvoorbeeld alle taken van een persoon, project of een afdeling of alle taken die deze week afgemaakt moeten worden.

Hierna kunnen de vergadernotities in Word en/of ‘mindmap pdf’ verstuurd worden naar alle deelnemers inclusief de Excel lijstjes met taken, besluiten en ideeën. Zo krijgen alle deelnemers direct na de vergadering het verslag en kunnen ze zich beter voorbereiden, direct hun taken inplannen en sneller checken of alles erin staat zoals zij zich herinneren.

Nog meer tijd kan bespaard worden door de mindmap vergadernotulen in een on-line mindmap te plaatsen zodat je niets meer hoeft rond te sturen. De deelnemers kunnen dan iedere dag de map bijwerken en als er taken gedaan worden of problemen opkomen, kunnen deze direct toegevoegd worden en dus gesignaleerd worden door deelnemers die daarvan afhankelijk zijn. Hier staat de vergader mindmap als .pdf en hier als klikbare .pdf.

Wat levert het op?

Ik heb business cases gezien waarbij op deze manier de vergaderingen met wel 30-40% verkort werden en vooral de acties en voorbereiding veel sneller en beter gedaan werden. Als je uitrekent wat dat in geld oplevert (naast de minder meetbare zaken als minder energieverlies, meer draagvlak dus snellere beslissingen, betere communicatie en makkelijker kennis verspreiden) is dat al snel voor een afdeling van circa 50 mensen, met gemiddeld 2 a 3 vergaderingen per week en een gemiddeld uurtarief van € 50,- tussen de € 100.000 en € 200.000 per jaar.

In mijn vorige post over HNW poneerde ik de stelling dat je focus en discipline nodig hebt om meer plezier in je werk te hebben. Als je mijn oefeningetjes hebt gedaan weet je in hoeverre je verslaafd aan urgentie bent en hoeveel discipline en focus je nodig hebt om ook de kwadrant 2 prio’s van de Eisenhower matrix te doen. Een oplossing om je verder te bekwamen in ‘al je ballen in de lucht te houden’, is om gebruik te maken van een persoonlijk dashboard (PD). Dit is een plek, een soort bureaublad, op papier of elektronisch, waar vanuit je je werk organiseert. Zie hier een voorbeeld van een papieren persoonlijk dashboard (PD). En hier van een elektronische variant van een persoonlijk dashboard.

Visuele kapstok

Dit dashboard helpt je om zowel je korte- als lange termijndoelen te halen. Als een PD op je eigen (bewust) gekozen doelen is gebaseerd (zie de linkerkolom van het weekrooster in het PD hierboven) is de kans groter dat je meer plezier hebt en meer de juiste dingen doet . Dan ga je van 4 of 5 todo lijstjes (in je telefoon, post-its op je monitor, je agenda, bierviltje, in je PC/smartphone etc.) naar één overzicht. Je gaat van alleen je dagplanning naar ook een ‘wekenplanning’. Door deze ‘visuele kapstok’ kun je blijven focussen op je doelen en de opbreking daarvan. Het ‘flowdiagram’ rechtsboven (hier staat een uitvergroting) helpt je om op basis van de Eisenhower matrix alles wat iedere dag weer bij je binnenkomt (telefoontjes, emailtjes, ‘binnenvallers’, sms’jes etc.) goed in te plannen.

Beter balanceren door oefenen

Met de beschreven aanpak heb je alles in één overzicht inclusief je nieuwe ideeën en wat je hebt geleerd, waardoor je niet elke keer het wiel hoeft uit te vinden en ook dát geeft rust. Er zit meer achter het PD, maar de essentie is dat je zelf een plek creëert waar je overzicht, focus, taken, bewustwording en reflectie bijeenbrengt. Dan kun je zaken ook beter balanceren. Dit kan op papier, maar ook in elektronische vorm. Echter, het brengt alleen iets I als je de discipline opbrengt om iedere dag weer je PD te bekijken én bij te houden.  Een training en persoonlijke coaching kan hierbij van nut zijn. Onderzoek heeft immers uitgewezen dat je minimaal 18 dagen iedere dag moet oefenen om een nieuwe gewoonte aan te leren!

Integratie sociale media en bronnen

Ik gebruik zelf graag een combinatie van een elektronische variant (zie Fig. 1) én een speciaal ontworpen papieren boekje. Dit vergt minder discipline en dus doe ik het eerder.  Voor o.a. mijn bronnen, sociale media, projecten en processen gebruik ik als elektronisch PD een mindmapprogramma. In mijn ‘papieren boekje’ kan ik vervolgens meer in detail overzicht houden over de tijdsplanning (dag en week), mijn afspraken, mijn taken en meer. Zo manage ik de tijd dus niet, maar maak ik de tijd voor mij (en anderen) nuttiger.

Fig. 1 Voorbeeld van Personal Dashboard

Dit is een gastblog van Jerre Lubberts. Jerre werkt als adviseur en trainer bij World of Minds. Dit bedrijf richt zich op het versterken van de ‘denk- en doekracht’ van mensen, teams en organisaties. Niet alleen om tijd te besparen en het werkplezier te vergroten maar ook om veranderprocessen te versnellen. Dat doen ze o.a. door trainingen, personal coaching en door ‘denksessies’ te ondersteunen met een ervaren moderator en ‘livemindmapper’. Een denksessie kan een vergadering, strategie-, brainstorm- of kennissessie zijn, maar ook een project start-up of een paneldiscussie tijdens een congres. Hier staan enkele getuigschriften van het werk van Jerre.

In

Het Nieuwe Samenwerken begint juist niet bij instrumenten, maar bij connecties maken. Het begint bij de motivatie om eerst de ander te willen begrijpen voor je zelf begrepen wilt worden. Ook met de mensen buiten je team. Dat doe je nog steeds het beste als het eerste contact fysiek is. Dat ont-moeten kan steeds makkelijker door nieuwe werkplekken op makkelijk bereikbare plaatsen zoals Seats to Meet, Swunghouse maar ook speciaal ingerichte plekken voor vergaderen en brainstormen zoals bijvoorbeeld het Hypershifterslab. De meeste mensen hebben een basale behoefte aan contact maken, verbinden, begrepen en gewaardeerd worden. Dat lukt het beste als je elkaar kan aankijken, een hand geven en van alle indrukken een geheel kunt maken.  Waarom communiceren we dan toch zo dicht langs elkaar heen? Zelfs als we met elkaar in één ruimte zijn? Ook al is die nieuwe ruimte nog zo ‘HNW’?

Ieder zijn eigen bril

We lijken wel geconditioneerd door onze opleiding, opvoeding, emotionele ervaringen, maar ook door onze oerdriften. Wie gebruikt nog echt de pauze tussen actie en reactie? Daar ligt de vrijheid en de ruimte om de ander echt te begrijpen en goede keuzes te maken. Dus in die pauze even contact maken met onze principes, waarden en normen. Als we een vergadering, brainstorm of wat voor bijeenkomst ook binnen stappen, kijken we ieder vanuit onze eigen bril naar de werkelijkheid. Hoe kunnen we die werkelijkheden op elkaar afstemmen zodat we samen verder komen? Door ze te visualiseren! We zijn immers beelddenkers. Interactief met elkaar visualiseren en zien wat de ander bedoeld en samen te kunnen toetsen of wat we zien ook is wat we bedoelen. Pas daarna elkaars ideeën oppakken, verbinden en verder brengen.

Wat levert dat op?

Enig idee wat dat kan opleveren voor de organisatie? Veel. De laatste business case die ik heb mogen inzien gaf een besparing te zien van ruim 340.000 euro op jaarbasis op een afdeling van 60 mensen met een voorinvestering van 31.000 euro. En dan alleen op basis van meetbare voordelen zoals kortere meetings, dat acties minder lang uitstaan, projecten sneller worden opgestart, minder hoeft worden gezocht naar informatie en kennis sneller beschikbaar is om toe te passen.

Samen een vertrekpunt en einddoel visualiseren

We zijn niet geneigd foto’s te kopen waar we zelf niet op staan. Als we dus op het beamerscherm bijvoorbeeld een mindmap (een ‘foto’ van ons gesprek) ‘live’ zien groeien met onze eigen opmerkingen, vragen en ideeën in steekwoorden, voelen we onze gehoord. Bovendien kunnen we makkelijker ‘op elkaars schouders gaan staan’, het geheel blijven overzien terwijl we toch de details in kunnen ‘zoomen’. Dan ontstaat er draagvlak en een goede basis om na de bijeenkomst beter te communiceren, sneller beslissingen te nemen, makkelijker kennis uit te wisselen en dus de acties en projecten die daaruit voortkomen te versnellen. Live mindmappen is hiervoor een uitstekend middel.

Project- en programma dashboards

Die projecten en acties krijgen dan een gezamenlijk draagvlak, maar het blijft nodig ze te kunnen blijven ‘zien’. Ook als je een van de stakeholders bent die geen gebruik kan maken van de IT-infrastructuur binnen de muren. Dan wordt ook het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken van belang. Dus na de eerste brainstorm, vergadering of project start-up juist niet elke keer met elkaar in een ruimte gaan zitten. Cloudtools die dat ondersteunen zullen een stormachtige groei doormaken. Dat zien we nu al met tools die ‘doorhebben’ dat je het proces van elkaar begrijpen centraal moet stellen en optimaal moet faciliteren. Dit kan bijvoorbeeld heel goed met ‘on-line mindmapping tools’ omdat je dan samen de onderliggende detailniveaus kan maken, acties hieraan kan verbinden met draagvlak en weer publiceren voor alle teamleden en stakeholders.

Zelf proberen

Niet elke bijeenkomst leent zich voor ‘livemindmapping’. Zeker als er veel politiek speelt. Op basis van mijn ervaring heb ik hier mijn tips geplaatst om zelf een live mindmapping sessie te organiseren.

Begin met eenvoudige sessies en maak na de eerste sessie een project dashboard om iedereen ‘aan boord te houden’. Ga daarna stap voor stap grotere uitdagingen aan. Oefening baart kunst.

Er zijn overigens nog enkele plaatsen vrij voor a.s. woensdag 13 april  als je live mindmapping een keer wilt meemaken.

Visuele kapstok

Dit dashboard helpt je om zowel je korte- als lange termijndoelen te halen. Als een PD op je eigen (bewust) gekozen doelen is gebaseerd  is de kans groter dat je meer plezier hebt en meer de juiste dingen doet. Dan ga je van 4 of 5 to-do lijstjes (in je telefoon, post-its op je monitor, je agenda, bierviltje, in je PC/smartphone etc.) naar één overzicht. Je gaat van alleen je dagplanning naar ook een ‘wekenplanning’. Door deze ‘visuele kapstok’ kun je blijven focussen op je doelen en de opbreking daarvan. Het ‘flowdiagram’ helpt je om op basis van de Eisenhower matrix alles wat iedere dag weer bij je binnenkomt (telefoontjes, emailtjes, ‘binnenvallers’, sms’jes etc.) goed in te plannen.

Beter balanceren door oefenen

Met de beschreven aanpak heb je alles in één overzicht inclusief je nieuwe ideeën en wat je hebt geleerd, waardoor je niet elke keer het wiel hoeft uit te vinden en ook dát geeft rust. Er zit meer achter het PD, maar de essentie is dat je zelf een plek creëert waar je overzicht, focus, taken, bewustwording en reflectie bijeenbrengt. Dan kun je zaken ook beter balanceren. Dit kan op papier, maar ook in elektronische vorm. Echter, het brengt alleen iets als je de discipline opbrengt om iedere dag weer je PD te bekijken én bij te houden. Een training en persoonlijke coaching kan hierbij van nut zijn. Onderzoek heeft immers uitgewezen dat je minimaal 18 dagen iedere dag moet oefenen om een nieuwe gewoonte aan te leren!

Integratie sociale media en bronnen

Ik gebruik zelf graag een combinatie van een elektronische variant (zie onderzijde) én een speciaal ontworpen papieren boekje. Dit vergt minder discipline en dus doe ik het eerder. Voor o.a. mijn bronnen, sociale media, projecten en processen gebruik ik als elektronisch PD een mindmap-programma. In mijn ‘papieren boekje’ kan ik vervolgens meer in detail overzicht houden over de tijdsplanning (dag en week), mijn afspraken, mijn taken en meer. Zo manage ik de tijd dus niet, maar maak ik de tijd voor mij (en anderen) nuttiger. Volgende keer ga ik in op het ‘over afdelingen heen denken en doen’ en doe ik verslag van een bijeenkomst over hoe we anders kunnen gaan werken in 2011.